Administratie, digitalisering en automatisering

Toen ik in 1980 begon, was het woord digitalisering nog niet uitgevonden of in ieder geval niet ingeburgerd. Terwijl brieven voor huisartsen nu getypt worden op de computer en via mail of een andere wijze rechtstreeks naar huisartsen gestuurd worden, werden ze in die tijd op een typemachine getypt en per brief aan de huisarts verzonden. De typemachine was net elektrisch geworden, d.w.z. dat je niet meer zo hard op de toetsen hoefde te rammen als op de mechanische machines (die ik in het begin nog wel gebruikte om thuis in het weekeinde zelf brieven voor huisartsen te typen), maar er waren nog geen beeldschermen op de machines. Secretaresses, hoe goed ze ook konden typen, maakten natuurlijk ook fouten. Omdat ik wilde dat de brieven foutloos verzonden werden, moesten ze dan op de typemachine 1 letter terug, dan een papiertje met Type-ex in de machine duwen, de foute letter nog een keer aanslaan (die dan wit werd) en daaroverheen de juiste letter typen. Wat ze ook wel eens deden was in de brief een letter met vloeibare Type-ex wit maken en er dan met een pen overheen schrijven. We hielden zelf een carbonpapier kopie van de brieven en daarop barstte het vaak van de fouten.

Na verloop van een aantal jaren kwamen er machines met een klein schermpje waarop je kon zien wat je getypt had. Maar er zat enige vertraging tussen het typen en het als letter op papier gedrukt worden. Als je een fout gemaakt had en je zag dat op het scherm, kon je iets van 12 karakters terug om het nog te corrigeren. De eerste echte personal computers kwam pas ergens in de eerste helft van de jaren 1990 in de ziekenhuizen, als ik me goed herinner.

 

Financiële administratie

Ook de financiële administratie ging in het begin handmatig. Je had destijds ''ziekenfondspatiënten'' en ''particuliere patiënten''. De verwijskaarten en ingevulde formuliertjes voor ''verrichtingen'' (moedervlekken wegbranden, bestralingen, allergietesten etc.) stuurden we in grote enveloppen naar de verschillende ziekenfondsen. Maar we moesten zelf facturen sturen naar particuliere patiënten (de tarieven voor ''particulier'' waren destijds veel hoger dan die voor ''ziekenfonds''). Tijdens en na een consult schreef ik dan codes in de kantlijn van de status van de patiënten. Eenmaal per 3 maanden namen we alle statussen van ''particulieren'' in het weekeinde mee naar huis. Daar schreef ik de adressen en alle financiële gegevens met bedragen op een voorgedrukt notaformulier, mijn vader telde de bedragen op en noteerde alle gegevens (patiëntgegevens, factuurnummer, datum, totaalbedrag) in een groot kasboek. Daarin werd ook bijgehouden wie de nota betaald had en wanneer. Wanneer er na 4 weken geen betaling was ontvangen, stuurden we een herhalingsnota, allemaal handmatig, zult u begrijpen. Was de automatisering maar wat eerder begonnen!         

In 1984 was de komst van een eerste ''echte'' Personal Computer (PC) een feit en ik kocht in dat jaar een IBM-XT, een van de eerste 10 die in Nederland aankwamen. Destijds was ik uiteraard veel jeugdiger (33) en nog modern…….

 

IBM-XT (afbeelding afkomstig van Wikipedia)

Behalve de computer kocht ik ook een A3-printer (voor grote vellen) en wat software van de firma Grote Beer. Alles bij mekaar kostte het 18.000 gulden, wat overeenkomt met bijna 8150 euro. Je moest dus wel in de buidel tasten om modern te zijn. De computer had een vaste schijf van, schrik niet, 5 Mb, waar je tegenwoordig nog geen digitale scheet van kunt laten.  Die vaste schijf kostte vijfduizend gulden, dus als je de pech had dat het ding na een jaar en een dag crashte (wat destijds niet denkbeeldig was), kon je 5.000 gulden op tafel leggen. Ik had de computer vooral gekocht om nota’s uit te kunnen printen. Er was namelijk een financieel programmatje van Grote Beer bij en daar kon je de adres-, financiële en overige gegevens in inbrengen en dan werd alles op commando (dat moest destijds allemaal nog met MS-DOS opdrachten, whizzkid Bill Gates had Windows nog niet uitgevonden) uitgeprint en hoefden we geen nota’s meer te schrijven. Terzijde, het was een enorme investering, maar ik had het bedrag snel terugverdiend met het uitprinten van mijn boek Patch testing, zie het amusante verhaal daarover. 

Kettingformulieren met een scheurrand

Uitprinten ging destijds op kettingformulieren, papieren op A4-formaat die met een scheurrand aan elkaar verbonden waren en aan beide zijkanten een scheurstrip met allemaal gaatjes hadden. Die gaatjes pasten in uitsteeksels op een spoel in de printer, zodat de formulieren voortgestuwd werden tijdens het printen van de nota’s. Dus je had een stapel met lege kettingformulieren aan de ene kant van de printer liggen, die werden dan aan de zijkanten naar de printer getrokken en vervolgens weer, inmiddels bedrukt, uit de printer geduwd, zodat aan de andere kant van de printer een steeds  groter  wordende stapel  bedrukte  kettingformulieren  kwam  te  liggen. Die  kon  je  dan  vervolgens  van  elkaar 

scheuren en dan moesten de zijranden met gaatjes er nog van afgetrokken worden om individuele nota’s te krijgen. Nu was het van groot belang om het eerste formulier heel nauwkeurig te positioneren, dat de gaatjes precies over de uitsteeksels van de spoelen gingen, zodat de formulieren recht vooruit geduwd zouden worden. Was er ook maar een heel kleine afwijking, dan liepen de nota’s van de spoelen af. Je moest er dus altijd bijblijven, want als je zag dat de formulieren ook maar een heel klein beetje scheeftrokken, moest je als de sodemieter de zaak proberen recht te trekken, natuurlijk zonder te scheuren. Nu zult u zeggen: ''zet de zaak dan stil''. Logische gedachtegang, maar dat kon niet. Dan moest je de printer uitzetten en dan kon je vervolgens weer helemaal opnieuw beginnen, met nota nummer 1, wel te verstaan. Waarom? Heel eenvoudig, we zaten nog maar in het begin van het computer- en softwaretijdperk en het was allemaal nog heel primitief. Ik kan u verzekeren dat ik een verschrikkelijke hoop ellende gehad heb met de software van Grote Beer (ik had diverse programma’s), soms heb ik ze wanhopige brieven moeten schrijven om me te helpen!

Nota's in enveloppen doen

Goed, als het dan klaar was, dan moesten we nog wel alles los scheuren, de nota’s vouwen, in enveloppen doen en die dichtlikken. Nog steeds heel veel werk dus. We hadden enveloppen met vensters, waarin het adres op de nota’s precies onder het venster kwam te liggen en dus zichtbaar was. Een bepaalde periode, ik weet niet meer wanneer, hadden de specialisten ruzie met de ziekenfondsen en toen moesten we, net als bij de particulieren, zelf nota’s maken en opsturen naar de patiënten. In die tijd hadden we elk kwartaal wel 1500 nota’s). Ik nam dan de vrijdagmiddag vrij en ging vanaf een uur of half drie die nota’s uitdraaien (ik weet eerlijk gezegd niet meer wie de financiële gegevens in het grote Beer programma inbracht). De printer ratelde meestal tot één uur, half 2 ’s nachts door voordat alles uitgespuugd was. En al die tijd moest ik er bijblijven om te voorkomen dat de kettingformulieren van de printer af zouden lopen. Een zenuwentoestand, kan ik u vertellen. Een tweemaal gebeurde dat toch na een uur of 5-6, zodat ik weer helemaal opnieuw kon beginnen. Horror. De volgende dag, de zaterdag, kwamen dan mijn secretaresse en assistente bij ons thuis voor het betere scheur-, vouw-, en plakwerk, en op maandag brachten we alles naar de postafdeling van het ziekenhuis of de ziekenhuizen om te frankeren.      

Vanaf ergens in de jaren 1990-1992 deed de computer ook zijn intrede in het ziekenhuis, kwam de automatisering op gang en werd de administratie voor ons een stuk gemakkelijker.

Ga verder met: